چهار متد متداول برای مدیریت کسب و کارهای جدید

معرفی 4 متد متداول برای مدیریت پروژه  های استارت آپی

ایده خوبی برای راه اندازی یک کسب و کار دارید اما تنها شما هستید و چند نفر دیگر که هیچ یک توانایی مدیریت پروژه را بصورت حرفه ای ندارند.

در این شرایط چکار می کنید؟

به عنوان یک استارت آپ کوچک و به دلیل محدودیت های بودجه احتمالا گزینه های زیادی نداشته باشید. در این صورت ممکن است خودتان کسب و کارتان را مدیریت کنید. اما قبل از هر کاری باید تصمیم بگیرید کدام روش مدیریت پروژه برای کسب و کار شما مناسب است.

انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه کار دشواری است اما ارزش صرف وقت را دارد.باید توجه داشته باشید استفاده از روش مناسب می تواند بازدهی کسب و کار شما را به طور باورنکردنی افزایش دهد.

در این قسمت به معرفی 4 رویکرد در مدیریت پروژه می پردازیم

1. رویکرد چابک(Agile)

در فوریه سال 2001 در جلسه ای که 17 توسعه‌دهندهٔ مطرح نرم‌افزار در آن حضور داشتند بیانیه ای شامل 12 بند با هدف مقابله با شکست در پروژه های نرم افزاری منتشر گردید. این دوازده اصل مشتمل بر موارد زیر است:

1-بالاترین اولویت در این متدولوژی جلب رضایت مشتری با تحویل زود هنگام نرم افزاری توانمند است. 

2-استقبال از تغییر نیازمندی ها، حتی در اواخر فرآیند توسعه. 

3-تحویل نرم‌افزار قابل استفاده با فاصله زمانی سه هفته یک بار و یا سه ماه یک بار.

4-ذی نفعان و توسعه دهنده ها می بایست به صورت روزانه در طول پروژه با هم کار کنند.

5-پروژه ها به دست افراد با انگیزه سپرده شود ، فضای لازم به آنها داده شود تا کارها را به درستی انجام دهند.

6-کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه و تبادل آن در میان اعضای تیم ، گفتگوی چهره به چهره است.

7-نرم افزار قابل استفاده اصلی ترین معیار سنجش پیشرفت است

8-فرآیند های Agile توسعه پایدار را ترویج می دهند. حامیان مالی، توسعه دهندگان و کاربران باید بتوانند سرعت پیشرفت ثابتی را برای مدت نامحدودی حفظ كنند.

9-توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب باعث افزایش کیفیت تولید می شود.

10-باید ساده ترین راه که با هدف پروژه سازگار است را انتخاب نمود و از گذاشتن وقت بر روی مشکلاتی که ممکن است در آینده رخ دهد صرف نظر کرد.

11-بهترین مدیریت، تحلیل نیازمندی ها و طراحی از تیم های خود سازمان ده (هرفرد در تیم بر کل پروژه تاثیر دارد) پدید آور می شود.

12-در فواصل منظم، تیم نشان می دهد که چگونه می تواند در تولید نرم افزار موثرتر باشد و سپس تیم رفتار خود را بر اساس بازتاب این تفکر تنظیم و هم سو می نماید.

توسعه چابک نرم‌افزار یا توسعه نرم‌افزاری چابک گروهی از متدهای توسعهٔ نرم‌افزار مبتنی بر تکرار و به شکل تدریجی است که در آن، راه‌حل‌ها از طریق خودسازمان‌دهی و همکاری بین تیم‌های مختلف کاری، انجام می‌شوند.

متدولوژی چابک یکی از محبوب ترین چارچوب های مدیریت پروژه برای شرکت های فن آوری و استارت آپی است. این یک چارچوب انعطاف پذیر است که باعث می شود کارایی مدیران پروژه به طور چشمگیری افزایش یابد.

در این رویکرد، افراد و تعاملات در جایگاه بالاتری از فرایندها و ابزارها قرار دارند چرا که  یک فرایند عالی بدون نیروی مناسب منجر به شکست می‌گردد و بر عکس افراد قوی تحت فرایند وضعیت ناکارآمد خواهند بود. یک نیروی قوی لازم نیست که برنامه‌نویسی عالی باشد، بلکه کافیست که یک برنامه‌نویسی معمولی با قابلیت همکاری مناسب با سایر اعضای تیم باشد.

در این رویکرد تهیه مستندات از جایگاه مهمی برخوردار است. نرم‌افزار بدون مستندات فاجعه است. کد برنامه ابزار مناسبی برای تشریح سیستم نرم‌افزاری نیست. تیم باید مستندات قابل فهم برای مشتری بسازد تا ابعاد سیستم از تجزیه تحلیل تا طراحی و پیاده‌سازی آن را تشریح نماید در عین حال، مستندات زیاد از مستندات کم بدتر است مستندات باید مختصر و مفید تهیه شوند.

همچنین در این رویکرد مشارکت مشتری در روند توسعه نرم افزار بسیار با اهمیت است.این قابل تصور است که مدیران شرکت به اعضای تیم توسعه بگویند که نیازهای آن‌ها چیست، سپس اعضای تیم بروند و بعد از مدتی برگردند و یک سیستمی که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند بسازند. اما این تعامل به کیفیت پایین نرم‌افزار و در نهایت شکست آن می‌انجامد. پروژه‌های موفق بر اساس دریافت بازخورد مشتری در بازه‌های زمانی کوتاه و مداوم است. به جای وابستگی به قرارداد یا دستور کار، مشتری به‌طور تنگاتنگ با تیم توسعه کار کرده و مرتباً اعمال نظر می‌کند.

در رویکرد توسعه چابک نرم افزار، پاسخگویی به تغییرات بالاتر از پیروی از یک برنامه است.

توانایی پاسخ به تغییرات اغلب تعیین‌کنندهٔ موفقیت یا شکست یک پروژهٔ نرم‌افزاری است. وقتی که طرحی را می‌ریزیم باید مطمئن شویم که به اندازهٔ کافی انعطاف‌پذیر است و آمادگی پذیرش تغییرات در سطح تجاری و تکنولوژی را دارد.

مسیر یک پروژهٔ نرم‌افزاری نمی‌تواند برای بازه زمانی طولانی برنامه‌ریزی شود. اولاً احتمالاً محیط تغییر می‌کند و باعث تغییر در نیازمندی‌ها می‌شود. ثانیاً همین که سیستم شروع به کار کند مشتریان نیازمندی‌های خود را تغییر می‌دهند؛ بنابراین اگر بدانیم که نیازها چیست و مطمئن شویم که تغییر نمی‌کنند، قادر به برآورد مناسب خواهیم بود، که این شرایط بعید است.

یک استراتژی خوب برای برنامه‌ریزی این است که یک برنامه‌ریزی دقیق برای یک هفتهٔ بعد داشته باشیم و یک برنامه‌ریزی کلی برای سه ماه بعد

2. رویکرد ناب(Lean)

متد ناب یک رویکرد علمی برای ایجاد مدیریت در استارت آپ و دستیابی هرچه سریعتر به محصول است.رویکرد مدیریت پروژه ناب از صنعت تولیدی در پاسخ به هزینه های زیاد توسعه و تحویل محصولات فیزیکی نشأت گرفته شده.

تاکید Lean بر ارزیابی نیاز بازار، ایجاد ارزش و مدیریت جریان کاری برای تولید محصولی با کارایی مطلوب با صرف حداقل هزینه است.

چرخه ی متد ناب با تعریف نیاز و ایده شروع شده و در ادامه با مراحل ساختن، سنجیدن و آموختن بصورت پیوسته و تکرار شونده تکمیل می گردد.

3.رویکرد کانبان (Kanban)

یکی دیگر از محبوب ترین سیستم های مدیریت پروژه روش کانبان است. در این روش تیم کاری روند پروژه  شامل فعالیت های گذشته، فعلی و آینده را بصورت بصری بر روی تابلویی که تابلوی کانبان نامیده می شود، پیگیری می کنند. در این تابلو جریان وظایف از ابتدا تا انتها به نمایش گذاشته می شود.

تابلوی کانبان به ستون هایی تقسیم می شود که شامل موارد زیر است

کارهایی که باید انجام شود

کارهایی که در حال انجام است

کارهایی که انجام شده

در رویکرد کانبان محدودیت هایی با عنوان WIP (work-in-progress) وجود دارد که به مدیران و اعضای تیم کمک می کند تا پیشرفت کارهای فعلی را ردیابی کنند، مشکلات احتمالی در جریان کار را شناسایی و بر اهداف مهم تمرکز کنند.

4. متد اسکرام(Scrum)

مدل اسکرام یک فرایند چرخشی و در عین حال افزایشی برای کنترل و مدیریت پروژه است. این روش در واقع زیر مجموعه ای از روش چابک (Agile) محسوب می شود.

در متد اسکرام سه نقش عمده وجود دارد که شامل موارد زیر است

1-Scrum Master یک تسهیل گر می‌باشد که وظیفه نگهداری و حفظ فرایند را برعهده دارد.

2-Product Owner که نماینده ذینفعان (Stakeholders) پروژه و business است.

3-Team Member عضوی از یک گروه cross-function است که معمولاً بین 3 تا 9 نفر هستند. این افراد عملیات تحلیل٫ طراحی٫ پیاده‌سازی، تست و... را انجام می‌دهند.

تعریف هر نوع نقش یا سمت به جز سه نقش گفته شده در اسکرام ممنوع است. به عنوان مثال اعضای تیم نمی‌توانند سمت‌های متفاوتی داشته باشند.

روند کار در اسکرام همانند تمام متدولوژی های افزایشی-چرخشی دارای دوره های زمانی است که طی آن محصول نهایی پروژه به تدریج تکمیل می شوند. در متد اسکرام این دوره ها اصطلاحا sprint نامیده می شوند.

در طی یک دوره یا sprint که معمولا دو تا چهار هفته است اعضای تیم یک محصول بالقوه قابل ارائه و قابل استفاده را تدریجا تولید می کنند.

توسعه نرم افزار در متد اسکرام Time Boxed است، به این معنی که sprint باید دقیقا سر وقت تمام شود و اگر نیازمندی های اشاره شده در بانک نیازمندی های عملیاتی و غیر عملیاتی به هر علتی تکمیل نشده باشد، آن ها را کنار گذاشته و دوباره وارد بانک نیازمندی ها می کنند و چرخه تکرار می شود.

بعد از پایان هر sprint اعضای تیم طی جلسه ای به مشتری و سایر ذینفعان نشان می دهند که چکار کرده اند و چطور از نسخه جاری نرم افزار می شود استفاده کرد.